اشتراک گذاری فایل ها در Google Docs ، Sheets ، Slides یک راه آسان و موثر برای همکاری با دیگران است. در اینجا به چگونگی انجام آن می پردازیم.
بسیاری از مردم از گوگل درایو به عنوان ذخیره سازی ابری و سرویس همگام سازی فکر می کنند، اما شامل مجموعه ای از برنامه های اداری آنلاین است که قابل مقایسه با مایکروسافت آفیس است. Google Docs (پردازشگر کلمه)، Google Sheets (برنامه صفحه گسترده) و Google Slides (برنامه ارائه) می توانند فایل های مایکروسافت آفیس را import و export کنند و اگر مایل باشید شما می توانید از آنها برای همکاری با همکاران در یک سند، صفحه گسترده یا ارائه در زمان واقعی استفاده کنید.
در اینجا ضروری است که بدانیم تا بتوانیم به طور موثر از مجموعه اداری Google Drive برای همکاری استفاده کنیم.
اشتراک گذاری و دسترسی
گوگل درایو به شما کنترل دقیقی روی افرادی که می توانند فایل های شما را ببینند و کارهایی که می توانند با آنها انجام دهند، می دهد.
اشتراک عمومی در مقابل اشتراک خصوصی
دو راه وجود دارد که بتوانید یک سند Google Drive، یک صفحه گسترده یا ارائه را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید. (به خاطر سادگی، از این به بعد فقط “سند” را بررسی می کنیم اما برای صفحات گسترده و ارائه ها مراحل مشابه اعمال می شود.)
عمومی: هر کسی می تواند با کلیک کردن بر روی یک لینک به سند شما دسترسی پیدا کند. ورود به سیستم لازم نیست. شما می توانید این لینک را به هر کسی بفرستید یا لینک را در وب سایت بفرستید.
خصوصی: شما یک آدرس ایمیل برای هر مشارکت کننده وارد می کنید. گوگل درایو برای هر شخص یک لینک ارسال خواهد کرد. فقط افرادی که ایمیل دریافت می کنند می توانند با کلیک بر روی لینک به سند شما دسترسی داشته باشند.
برای ویرایش یا نظر دادن به یک سند خصوصی، همکاران شما باید یک حساب Google داشته باشند. اگر هر یک از همکارانتان قبلا یک حساب Gmail داشته باشند، آنها می توانند با ورود به حساب کاربری خود بلافاصله مشارکت کنند. هر کس که نمی خواهد ثبت نام حساب کاربری انجام دهد، می تواند از یک آدرس ایمیل فعلی که لازم نیست یک Gmail باشد، استفاده نماید.
مشاهده درمقابل اظهار نظر در مقابل ویرایش
صرف نظر از این که آیا سند را به صورت عمومی یا خصوصی به اشتراک می گذارید، می توانید یکی از سه راه را برای چگونگی تعامل دیگران با آن انتخاب کنید.
مشاهده: سایر افراد تنها قادر به مشاهده و خواندن سند شما خواهند بود.
نظر: دیگران قادر به اضافه کردن نظرات می باشند، اما نمی توانند متن سند را تغییر دهند.
ویرایش: دیگران قادر خواهند بود سند را ویرایش کنند (تغییر متن، اضافه کردن تصاویر و …) و فایل را با دیگران به اشتراک بگذارند.
شما می توانید گزینه های اشتراک گذاری و تعامل را به هر نحوی که انتخاب می کنید ترکیب کنید – به عنوان مثال، شما می توانید یک سند را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید و مجوزهای مشاهده را اعمال کنید، یا شما می توانید آن را به صورت خصوصی به اشتراک بگذارید و اجازه نظر دادن را اعطا کنید. با اشتراک گذاری خصوصی، می توانید به بعضی از افراد مجوز مشاهده و برخی مجوز نظر یا ویرایش سند را بدهید.
سناریوهای رایج، اشتراک گذاری عمومی با اظهارنظر یا ویرایش فعال هستند. چرا همیشه می خواهید سند را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید و هر کسی روی آن نظر دهد؟ شاید، برای مثال، شما می خواهید به جمع آوری نظرات در مورد یک پیش نویس ارائه بپردازید. بنابراین شما یک لینک عمومی را برای همکاران در محیط کار خود به اشتراک می گذارید و از آنها دعوت میکنید تا اظهار نظر کنند.
در مورد اینکه چرا اجازه دسترسی به ویرایش عمومی را می دهید، ممکن است یک سناریو قابل قبول باشد اگر می دانید که همکار شما بنا به دلایلی نمیخواهد ثبت نام ایمیل خود را با Google انجام دهد. بدون یک حساب Google، آنها نمی توانند دسترسی خصوصی داشته باشند. تحت این شرایط، باید قابلیت ویرایش را برای دسترسی عمومی در زمانیکه این فرد آنلاین است، فعال کنید. به محض اینکه آنها به پایان رسید، شما باید قابلیت ویرایش دسترسی عمومی را غیرفعال کنید.
